Privacybeleid

De Aerendheemgroep verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Privacystatement
Als scoutinggroep gebruiken we het privacystatement van Scouting Nederland. In het privacystatement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Aerendheemgroep via ledenadministratiesysteem Scouts Online (SOL) van Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy .

Lidmaatschapsregistratie
De lidmaatschapregistratie verloopt via een papieren formulier. Wanneer dit is ingevuld en is afgegeven aan een lid van de groepsraad, wordt dit zorgvuldig bewaard en zo snel mogelijk overgedragen aan de secretaris en penningmeester.

Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in SOL en samen met het bijbehorende machtigingsformulier veilig bij de penningsmeester in bewaring genomen. Privacystatement SOL: www.scouting.nl/privacy .

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen
De Aerendheemgroep hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Hierom is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van de jeugdleden. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik.

Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier dat hardcopy dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De informatie wordt zorgvuldig bewaard op een afgesloten locatie in de blokhut en niet digitaal geregistreerd. Tijdens kampen worden deze formulieren meegenomen zodat ze in geval van nood geraadpleegd kunnen worden. Ook hier zal zorgvuldig met de documenten om worden gegaan.

Omdat we het belangrijk vinden dat deze gegevens up to date zijn en omdat we zorgvuldig met privacygevoelig materiaal omgaan zullen we deze nooit langer dan een jaar bewaren of hier expliciet toestemming voor vragen.

Financiële gegevens
Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende machtiging in. Deze machtigingsformulieren worden bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in SOL. Privacystatement SOL: www.scouting.nl/privacy .

Machtigingen worden tot veertien maanden na uitvoering van de laatste incasso bewaard. De penningmeester van de Aerendheemgroep heeft inzicht in de financiële gegevens.

Contactlijsten
Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. Deze lijsten liggen achter gesloten deuren per speltak in hun eigen lokaal. In geval van nood kan de (bege)leiding ouders van de jeugdleden zo bereiken.

Online media
De Aerendheemgroep maakt gebruik van een e-mail waarin relevante lidmaatschapsinformatie wordt gedeeld. Alle leden ontvangen deze informatie op het opgegeven e-mailadres bij lidmaatschapsregistratie. Er is mogelijkheid voor een opt-out, neem hiervoor contact op met de (bege)leiding of het bestuur.

Op onze website (www.aerendheem.nl) wordt informatie gedeeld over onze groep, samen met artikelen over onze opkomsten en kampen. Deze artikelen worden voor promotiedoeleinden verder verspreid via onze socialmediakanalen, zoals Facebook en Twitter.

Beeldmateriaal
De Aerendheemgroep maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken.

Publieke foto’s op onze website (www.aerendheem.nl) zijn overzichts- en inspiratiefoto’s om de bezoekers een goed beeld te geven van de activiteit. Alle overige foto’s zullen op een afgeschermde omgeving alleen voor de leden inzichtelijk zijn.

Communicatie
Het privacybeleid van de Aerendheemgroep is terug te vinden via www.aerendheem.nl en op te vragen via bestuur@aerendheem.nl .

Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert de Aerendheemgroep binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het bestuur (bestuur@aerendheem.nl). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.